Introducción al Formulario W-9
El formulario W-9, denominado «Solicitud de Número de Identificación de Contribuyente y Certificación», es uno de los documentos fiscales más relevantes en los Estados Unidos para personas, freelancers y contratistas independientes. Este formulario es utilizado para confirmar la información tributaria de un individuo o entidad.
¿Quién Está Obligado a Rellenar el W-9?
El W-9 es requerido generalmente por entidades o individuos que están haciendo pagos a otros en el curso de su actividad comercial. Algunas situaciones comunes donde se solicita incluyen:
- Contrato de trabajo como freelancer o contratista independiente.
- Apertura de nuevas cuentas bancarias o financieras.
- Transacciones inmobiliarias.
Usos Principales del Formulario W-9
Identificación Fiscal en Reporte de Ingresos
El W-9 permite que las empresas que paguen a contratistas independientes reporten dichos pagos a la IRS (Internal Revenue Service) mediante el formulario 1099-MISC, referente a ingresos no asalariados. 
Prevención de Retención de Impuestos
Para algunos casos, los pagos pueden estar sujetos a una retención del 24%, conocida como «backup withholding«. Al proporcionar un W-9 cumplimentado correctamente, se puede prevenir la retención si no es necesaria.
Actualización de Información
Cuando hay un cambio significativo en la información personal o empresarial, como una dirección o cambio de estatus matrimonial, se solicita un nuevo W-9 para asegurar que la información esté al día.
Instrucciones para Llenar el W-9
El formulario debe ser completado con varios datos importantes:
- Nombre según aparece en la declaración de impuestos.
- Si se opera bajo un nombre de negocio, debe ser incluido también.
- Clasificación fiscal: individuo/empresa unipersonal, corporación, sociedad, entre otros.
- Número de Identificación Fiscal (SSN o EIN).
- Dirección y firma.
Consideraciones de Seguridad al Usar el W-9
Protección de la Información Personal
Debido a que este formulario incluye información sensible, es fundamental proteger el documento y compartirlo únicamente con entidades de confianza.
Fraude y Suplantación de Identidad
Hay que estar atento a solicitudes fraudulentas que buscan obtener información personal. Siempre es recomendable verificar la legitimidad del solicitante antes de proporcionar un W-9.
Conclusión
El uso adecuado del formulario W-9 es crucial para cumplir con las obligaciones fiscales y evitar retenciones innecesarias. Tanto individuos como entidades deben familiarizarse con el propósito y los requerimientos para evitar errores y posibles complicaciones fiscales.